De quoi parle cet article :
Êtes-vous un leader cherchant à accroître votre impact lors des checkpoints de programme ? Découvrez comment transformer ces réunions cruciales en opportunités de supervision stratégique et de responsabilisation de l’équipe. Apprenez les erreurs courantes commises par les leaders et les stratégies pratiques pour garantir que votre implication stimule les progrès et favorise un environnement collaboratif.
C’est la suite de l’article sur les checkpoints du 24 Juin https://kaleo-performance.com/checkpoints-points-de-controle-du-programme-naviguer-dans-le-developpement-de-produits-en-actant-jugeant-efficacement-les-progres-du-programme/
Introduction : Le Conflit des Points de Contrôle
L’air dans la salle de conférence était lourd de tension. La chef du projet, Sarah, a présenté la dernière mise à jour sur le projet Phoenix. Les dépassements de budget, les retards d’échéancier et un problème avec un fournisseur clé pesaient lourdement sur les diapositives. Mais au lieu d’écouter, le vice-président de l’ingénierie s’est lancé dans des explications sur la façon d’améliorer la formulation et le contenu des diapositives. Ensuite, le chef du marketing a grillé Sarah sur la façon dont elle prévoyait de mener une nouvelle campagne de marketing dont elle n’avait même pas été informée. De plus, le chef des achats a déclaré la transition vers une nouvelle usine de production, une initiative récente qu’il souhaitait que ce programme dirige. Ce qui avait commencé comme un point de contrôle essentiel a dégénéré en un échange verbal frustrant avec une avalanche de nouveaux objectifs et une voie incertaine concernant les risques et les problèmes du programme. Cela vous semble-t-il familier ?
Le Pouvoir (et le Péril) des checkpoints
Les checkpoints sont des points de décision cruciaux dans tout programme. Ils sont conçus pour :
• Évaluer les progrès : Comprendre où en est le programme par rapport à ses objectifs et aux étapes planifiées.
• Valider les hypothèses : S’assurer que les hypothèses initiales qui sous-tendent le programme restent valables.
• Identifier et atténuer les risques : Découvrir de manière proactive les obstacles potentiels et planifier des stratégies d’atténuation.
• Permettre la correction de trajectoire : Prendre des décisions éclairées quant à la poursuite du programme tel que prévu, à l’ajustement de la portée, à la réaffectation des ressources, ou même à un changement de direction.
L’attente est que les checkpoints offrent une opportunité ciblée de supervision stratégique et de prise de décision éclairée. Cependant, même avec les meilleures intentions, les leaders font involontairement « dérailler » ces réunions. Voici trois des erreurs les plus perturbatrices et évitables que nous observons couramment.
Thème 1 : L’Attitude de Leadership « Interrogatoire d’Expert » – Adoptez le Leadership Serviteur du projet
• Le problème : De nombreux leaders considèrent les checkpoints comme des occasions de mettre en valeur leur expertise, d’interroger l’équipe du programme ou d’imposer leurs propres solutions. Ils arrivent avec des idées préconçues et résistent aux nouvelles informations. Cela crée une atmosphère défensive, étouffe la communication ouverte et mine l’autonomie de l’équipe.
• La solution : Adoptez un état d’esprit de leadership serviteur. Au lieu de demander « Que faites-vous de mal ? », demandez « De quoi avez-vous besoin ? Comment pouvons-nous vous aider ? » Le point de contrôle n’est pas le moment de fixer de nouvelles attentes ou de changer radicalement de direction sans une compréhension claire des conséquences. Concentrez-vous sur la compréhension des défis auxquels l’équipe est confrontée et offrez un soutien, des ressources et des conseils. Votre objectif est de permettre à l’équipe de surmonter les obstacles et d’obtenir des résultats.
Exemple : Au lieu de dire : « Cet échéancier est inacceptable ! Nous devons tout accélérer », essayez : « Je vois que l’échéancier est serré. Quelles sont les principales contraintes qui vous empêchent de respecter le calendrier initial ? Quelles ressources ou quel soutien pourraient aider à atténuer ces contraintes ? »
Thème 2 : Manque de préparation aux checkpoints – Compréhension du cycle de vie du produit, de l’intention du point de contrôle et de la sensibilisation aux objectifs du programme
• Le problème : Les leaders ont une grande autorité, mais assistent souvent aux points de contrôle sans s’être préparés adéquatement, manquant une compréhension approfondie de l’intention réelle de ce checkpoint, et des objectifs du programme, des principaux risques et des développements récents. Cela peut conduire à des questions mal informées, à des digressions hors de propos et à une modification potentielle des objectifs. De plus, les leaders peuvent arriver avec leurs propres préjugés quant au résultat attendu, avoir des agendas cachés ou essayer d’imposer des objectifs cloisonnés. Cela mine l’ensemble du processus de point de contrôle, pollue le processus d’évaluation et empêche une évaluation objective, entraînant la perturbation et le retard des progrès du programme.
• La solution : Venez préparés en faisant vos devoirs ! Une compréhension approfondie du processus de développement de produits et du processus de checkpoint est essentielle. Examinez également la charte du programme, les objectifs, la liste des risques et tout document de lecture préalable fourni par le chef de programme. Comprenez les indicateurs clés de performance (KPI) du programme et la façon dont ils évoluent. Si vous ne comprenez pas quelque chose, demandez des éclaircissements avant la réunion.
Exemple : Avant le checkpoint, assurez-vous de comprendre l’intention véritable de ce point de contrôle – quelles étapes doivent être franchies, quelles décisions sont prises ? Examinez également la liste des risques du programme et concentrez-vous sur la compréhension de l’impact potentiel des trois principaux risques. Soyez prêt à discuter des stratégies d’atténuation potentielles et des besoins en ressources si ces risques se matérialisent.
Thème 3 : Incapacité à comprendre les implications des risques du programme – Regardez au-delà de la surface
• Le problème : Les leaders se concentrent souvent sur les mises à jour immédiates sans saisir pleinement les implications potentielles en aval des risques ou des retards identifiés. Ils sous-estiment ou dévalorisent également souvent la gravité d’un risque ou ne parviennent pas à anticiper ses effets en cascade.
• La solution : Allez au-delà des informations superficielles. Posez des questions approfondies sur l’impact potentiel des risques sur d’autres domaines du programme, sur des projets connexes ou sur la stratégie globale de l’entreprise. Comprenez la ligne de conduite prévue si un risque survient et évaluez sa faisabilité. Évalue-s’il s’agit d’un risque ou s’il s’est transformé en un problème réel. Examinez et remettez en question les hypothèses et encouragez l’équipe à réfléchir de manière critique aux scénarios potentiels du pire des cas. Soyez prêt à activer l’aide organisationnelle si nécessaire.
Exemple : Si le programme est confronté à un retard potentiel dans une intégration logicielle clé, demandez : « Quelles sont les implications de ce retard sur la date de lancement ? Comment cela affectera-t-il la campagne marketing ? Quels plans d’urgence sont en place pour atténuer l’impact sur nos clients ? »
Conclusion : Devenir un champion des checkpoints
En adoptant le leadership serviteur, en vous préparant avec diligence aux checkpoints et en comprenant en profondeur les risques et les implications, les leaders peuvent transformer ces réunions, qui étaient des sources de frustration, en de puissants moteurs de progrès. Vous avez un rôle essentiel à jouer en fournissant une supervision stratégique, en offrant des idées précieuses, en mobilisant d’autres ressources organisationnelles pour aider en cas de besoin et en permettant à vos équipes de programme de réussir.
Quelles sont vos expériences en matière d’implication du leadership dans les points de contrôle de programme ? Partagez vos conseils et vos défis dans les commentaires ci-dessous !
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