Ce que cet article aborde
Cet article explore la phase critique de transition dans l’externalisation IT, détaillant comment les responsabilités, les fonctions et les connaissances sont systématiquement transférées des organisations clientes aux prestataires d’externalisation. Il souligne l’importance d’un transfert de connaissances efficace et de la gestion des risques pour assurer des opérations fluides et une perturbation minimale. Les lecteurs découvriront les objectifs clés, les processus essentiels et les meilleures pratiques pour faciliter une transition réussie, posant ainsi les bases d’une relation d’externalisation productive et collaborative.
Introduction
Dans le contexte de l’externalisation IT, la transition fait référence à la phase où les responsabilités, les fonctions et les connaissances sont transférées de l’organisation cliente au prestataire d’externalisation. Cette phase est cruciale pour garantir que le nouveau fournisseur puisse prendre efficacement en charge les opérations tout en minimisant les perturbations des services. Les activités de transition incluent le transfert de connaissances, l’alignement des processus et la mise en œuvre de cadres opérationnels nécessaires au bon fonctionnement durable de la relation d’externalisation.
Définition de la Transition dans l’Externalisation IT
La transition dans l’externalisation IT est définie comme le processus organisé par lequel une organisation cliente remet des fonctions, des services et des responsabilités spécifiques à un prestataire de services externe. Cette phase implique une planification et une exécution minutieuses des activités visant à transférer des connaissances essentielles, à gérer les risques et à assurer la continuité des services. L’objectif de la phase de transition est de poser une base solide pour l’engagement externalisé, permettant au prestataire de services de fonctionner efficacement et de s’aligner sur les objectifs opérationnels du client.
Objectifs de la Phase de Transition pour l’Externalisation IT
La phase de transition dans l’externalisation IT est essentielle pour le succès et comprend plusieurs objectifs clés :
1. Faciliter le transfert de connaissances : Assurer que les connaissances sur les systèmes existants, les processus et la culture organisationnelle soient efficacement transférées aux équipes de livraison externalisées est crucial. Cela inclut la documentation des procédures opérationnelles et la formation des équipes entrantes.
2. Identifier les activités cruciales : Cartographier les activités critiques pour les 90 premiers jours est essentiel pour garantir une passation en douceur. Ces activités représentent les tâches fondamentales qui doivent être accomplies pour réussir la transition.
3. Reconnaître les risques supplémentaires : L’identification proactive des risques et des problèmes potentiels pouvant survenir pendant la phase de transition aide à gérer les attentes et à préparer des stratégies d’atténuation.
4. Développer des jalons clés de la Solution : Établir un aperçu clair des jalons liés à la livraison de la solution aide à suivre les progrès et à maintenir l’alignement avec les objectifs du projet.
5. Assurer un Démarrage réussi de l’infogérance : Faciliter un démarrage sans faille des activités est primordial. Cela doit être un non évènement pour les utilisateurs. Cela inclut la préparation de tous les aspects, de la préparation technique aux processus opérationnels.
6. Capturer les leçons du projet de transition : Collecter les idées et expériences des projets précédents est essentiel pour éclairer les futures transitions et éviter les pièges du passé.
7. Concevoir l’Intégration entre Transition et Transformation : Combler le fossé entre la planification de la transition et celle de la transformation garantit que les bases posées durant la transition soutiennent une transformation efficace ultérieurement.
8. Gérer le Changement d’entité légale du Personnel IT Client : Cela inclut de faciliter la transition du personnel IT du client vers le prestataire d’externalisation, ainsi que de traiter tout changement concernant leurs contrats, rôles et relations avec l’équipe IT conservée. Il est vital d’assurer une communication claire et un soutien pour les employés concernés afin de maintenir le moral et la continuité opérationnelle.
9. Intégrer le Personnel dans l’Entreprise d’infogérance : Mettre en place un processus d’intégration complet pour tout le personnel transféré. Ce processus devrait inclure des sessions d’orientation pour introduire les nouveaux employés à la culture, aux valeurs et aux pratiques opérationnelles de l’entreprise, ainsi que des formations sur tous les nouveaux systèmes ou processus qu’ils utiliseront, spécifiques au prestataire d’externalisation.
Étapes du Processus de Transition dans l’Externalisation IT
1. Analyse de la réalité par rapport aux hypothèses du contrat :
– Confirmer les termes des contrats (p. ex. : le nombre d’asset concernés).
– Prendre en charge la gestion et le reporting des SLA en cours.
– Identifier les lacunes dans le Plan d’Enregistrement concernant les coûts et le personnel.
– Fournir des informations à l’équipe de négociation concernant les dates de livraison confirmées du contrat.
– Engager des personnes clés des deux côtés, client et prestataire, qui conduiront la transition.
2. Équipe de Transition et Gouvernance :
– Établir une structure de gouvernance avec un Manager de Transformation supervisant le Manager de Transition. Le Manager de Transition est responsable de la gestion du programme, y compris du budget et de l’orientation stratégique.
– Mettre en œuvre une structure “2-en-une” impliquant à la fois les équipes clientes et externalisées pour garantir une perspective de bout en bout, en capitalisant sur les connaissances et les compétences des deux parties.
– Phase 1 : Partage des Connaissances de la Solution : Dans le cadre du processus de gouvernance, se concentrer sur le renforcement de la compréhension et du transfert de connaissances entre les équipes.
– Phase 2 : Construire un Calendrier de Jalons Intégré : Créer collaborativement un calendrier qui aligne les deux équipes vers des objectifs communs, en veillant à ce que les jalons soient suivis et atteints.
3. Gérer les Opérations Actuelles :
– Opérer l’organisation de gestion actuelle aux côtés de l’équipe IT client retenue pour maintenir les niveaux de service pendant la période de transition.
– Rapport des SLA et gestion de la performance.
– Définir et gérer une équipe d’escalade entre l’équipe IT retenue et l’équipe externalisée pour traiter les lacunes.
4. Comprendre les Structures Organisationnelles :
Acquérir une connaissance approfondie de l’organisation IT du client, y compris les structures d’équipe et les processus, pour faciliter l’intégration sans faille des deux équipes.
5. Faciliter la Gestion du Changement Initial :
Soutenir le personnel lors de la transition vers le prestataire, notamment en ce qui concerne l’intégration, les changements de gestion des contrats et l’établissement de nouveaux rôles et responsabilités de gestion. Cette étape implique également de traiter directement comment la transition affectera le personnel informatique client existant.
6. Mettre en place l’intégration pour le personnel nouvellement transféré :
Dans le cadre du processus d’intégration, fournir des sessions d’orientation et de formation axées sur la nouvelle culture organisationnelle, les pratiques opérationnelles et les systèmes spécifiques utilisés par le prestataire d’externalisation. Cela devrait garantir que tout le personnel se sente accueilli et bien préparé pour ses nouveaux rôles.
Conclusion
À la fin de cette phase de transition, une feuille de route complète de la solution finale sera établie, détaillant ses avantages commerciaux ainsi que le plan de transformation. Cela s’appuiera sur la structure de gouvernance mise en œuvre durant la transition, garantissant que les bases posées soutiennent une transformation efficace et durable.
Restez à l’écoute pour les prochains articles, où nous explorerons la phase de transition dans le contexte des fusions et acquisitions (M&A), suivis de discussions sur la transformation pour l’externalisation et la collaboration dans les scénarios de M&A.
